ניהול משימות יעיל ומדויק, יכול להפוך את היום שלכם להרבה יותר פרודוקטיבי ואף לאפשר לכם להספיק יותר משימות בפחות זמן. איך עושים את זה? שאלה מצוינת! הכנו עבורכם מדריך שלם בנושא.

כמה פעמים ביום אתם בודקים את המייל?

אחד הדברים שעשויים לגזול מאתנו זמן יקר הוא בדיקת ההודעות בתיבת המייל. נכון, שולחים לנו לא מעט מיילים והודעות המכילים משימות שחשוב לטפל בהן, אבל יחד עם זה, יש לנו משימות נוספות, יעדים ותאריכי סיום שמומלץ שנעמוד בהם. איך מתמרנים? ובכן, בדקו את תיבת המייל שלכם בשעות מוגדרות ובהתאם לצורך, כלומר אם אתם מנהלי לקוחות, סביר להניח שתצטרכו לבדוק את המייל לעיתים קרובות, אבל אם אתם מנהלי קמפיינים או מנהלי פרויקט, אין צורך לרענן את תיבת המייל לכל אורך היום. עם הגעתכם למשרד בבוקר, פתחו את תיבת המייל, בדקו אם יש משימות דחופות או הודעות חדשות, והקציבו את הזמן האידיאלי למענה על מיילים. את כל המשימות הדחופות שנכנסו, תוכלו לשלב בלו"ז שלכם. לאחר הפסקת הצהריים, אפשר לבדוק את המייל שנית ולראות אם נכנסו משימות חדשות או מיילים דחופים, ואם יש צורך תוכלו להיכנס למייל פעם נוספת לקראת סוף היום. העיקרון הוא פשוט – הגבילו את כמות הפעמים שאתם בודקים את תיבת המייל שלכם והגדירו לכך שעות קבועות בהתאם לסוג המשרה שלכם.

תכננו לוח זמנים בתחילת היום

כדי להספיק משימות, חשוב לנהל אותן באופן מסודר ונכון. על מנת לעשות זאת חשוב  להיעזר במערכת לניהול משימות כמו מערכת crm של icount, שמעבר להיותה מערכת לניהול לקוחות, היא גם מאפשרת לעקוב אחר משימות ולנהל אותן באופן המיטבי. אבל כיצד נדע לסדר את הלו"ז היומי? חשוב לעבוד באופן מסודר, להציב יעדים ומטרות ולחלק את המשימות לימים באופן ריאלי ובהתאם לתאריך הסיום. בתחילת כל יום עברו על המשימות החודשיות שלכם, וסדרו אותן לפי סדר חשיבות. השאירו במהלך היום זמן למשימות דחופות או פתאומיות, כך תוכלו לעמוד ביעדים שלכם וגם להקדיש זמן לבלת"מים.

היו ממוקדים במשימה

על מנת שתוכלו להספיק את כל המשימות היומיות שלכם, חשוב להקפיד על מיקוד וריכוז, מה שאומר, שאת הטלפון הנייד והאלמנטים שעשויים להסיח את דעתכם, יש לכבות או להניח בצד, הרי ידוע שטלפון הנייד הוא אחד מגנבי הזמן המובילים בחיינו. היו ממוקדים במשימה, ורק לאחר שתסיימו אותה, פנו לעצמכם כמה דקות להתעדכן בשיחות נכנסות או בהודעות שקיבלתם במהלך היום.

כמה זמן זה לוקח לנו?

לעיתים, אנשים מתכננים את סדר היום שלהם ומקציבים לכל משימה זמן עבודה מסוים, אך במרבית המקרים, הזמן שהוקצב למשימה אינו מספיק, כך המשימה אורכת זמן ממושך ומשימות אחרות אינן מבוצעות. כדי להימנע מזה, חשוב להקציב יעדים וזמנים ריאליים לכל משימה, ואף להוסיף זמן רזרבי למשימות יומיות שהתארכו מעבר למצופה. כך למעשה, תוכלו לתכנן את היום שלכם באופן נכון ולצלוח את כל המשימות על הצד הטוב ביותר.

הגיע סוף היום? הקדישו כמה דקות לתכנון מחדש

הקדישו את הדקות האחרונות של היום כדי להבין אילו משימות עדיין לא בוצעו ואילו משימות חדשות נכנסו, כך כשתגיעו ביום שלמחרת לעבודה, תדעו בדיוק מהן המשימות שעליכם לבצע.

 

ניהול משימות יעיל יהיה בר ביצוע כל עוד תקפידו לסדר את לוח הזמנים שלכם באופן אידיאלי, נכון וממוקד. הקדישו זמן בתחילת כל חודש כדי לעבור על המשימות החודשיות ולהגדיר להן יעדים, כמו כן, השתדלו לסדר את המשימות היומיות באופן נכון ומאורגן. בהצלחה!